Parliamo di Cambio di Contesto (Context Switch), lo facciamo cercando di capire lo sforzo che costa al nostro cervello e alla nostra produttività questa operazione.

Chiariamo subito, l’essere umano per sua natura non è MULTI-TASK, il nostro cervello NON riesce a gestire più informazioni in modo simultaneo, quello che facciamo costantemente è passare da un compito all’altro in modo frenetico convinti di essere in grado di elaborare più informazioni nello stesso momento. Questo è il famigerato Cambio di Contesto.

Vi spiego, spero in modo semplice, con questa breve storia come questa pratica snervante sia per tutti noi deleteria.

L’ufficio

Esistono due tipi di persone, quelli che sono in un ufficio dal quale hanno accesso a molte porte (dirigenti, responsabili del progetto, ecc.), e quelli che stanno in un ufficio dal quale hanno una sola entrata e uscita e una porta che porta in un magazzino pieno di altri armadi (la risorsa che produce il risultato).

Gli uffici dei primi, sono connessi agli uffici dei secondi. Sono sicuro che vi ritrovate in uno o nell’altro e, in altri casi, avete un ufficio con molte porte e molti armadi, ma quella è una vostra scelta di gestione, non trovate la scusante che sia la sola cosa che potete fare, è certamente il modo peggiore.

Alcune volte sono la persona che sta nel primo ufficio, ma molto più frequentemente sono la persona che sta dentro il secondo, è proprio questa la situazione che andremo ad analizzare in questo post.

Cosa all’interno dell’ufficio?

Una scrivania, una sedia e un grosso armadio contenente le informazioni del progetto sul quale stai lavorando in quel momento, documenti, schemi, dati, ecc.

State lavorando sul Progetto A, avete preso dall’armadio le carte che vi interessano, state scrivendo, pensando, ragionando. Ad un certo punto entra dalla porta una persona che comincia a farvi domande sul Progetto B e le risposte sono urgenti, vi chiede di fargliele avere il prima possibile. Esce dalla porta e vi lascia soli.

Procedete come segue…

Prendete il materiale del Progetto A, le riponete all’interno dell’armadio, chiudete l’armadio, aprite la porta del magazzino degli armadi, spingete l’armadio oltre la porta e lo sistemate al proprio posto.

Ricordate? il nostro cervello non riesce a continuare ad elaborare i documenti del Progetto A mentre noi dobbiamo focalizzarci sul Progetto B.

All’interno del magazzino degli armadi, cercate l’armadio del Progetto B, lo spingete all’interno del vostro ufficio, lo aprite, cercate le carte che possano dare risposte alla domande che vi sono state fatte, elaborate le informazioni delle carte e uscite dall’ufficio e portate le risposte a chi le ha richieste.

Rientrate nel vostro ufficio, chiudete l’armadio del Progetto B, spingete l’armadio oltre la porta del magazzino degli armadi, lo rimettete al suo posto, riprendete l’armadio del Progetto A e lo riportate nel vostro ufficio.
Lo riaprite, riprendete le carte che avevate riposto precedentemente, sperando che nel frattempo altri non le abbiano spostate, e vi rimettete al lavoro.

Pensate che stia esagerando?
Non ho parlato di quanto tempo ci avete messo per fare questi cambi di contesto, faccio notare solo la fatica di questa operazione. Ognuno di noi ha la propria velocità, parliamo di quando costa questa modalità di operare al nostro cervello.

Alcuni Studi indicano che ritrovare la concentrazione, dopo aver controllato anche solo un messaggio di posta elettronica o una chat, può richiedere più di 20 minuti.

Ora pensate, il vostro contesto lavorativo ha questi processi?
In quale tipologia di ufficio siete?
Quanti cambi di contesto affrontate giornalmente?
Quanto tempo sprecate a passare da un argomento ad un altro?
Quanto tempo ci mettete a rifocalizzare?

Qui si innescano altre difficoltà, gli Open Loops, per esempio, quelle situazioni nelle quali lasciamo il nostro cervello in attesa di informazioni che in un qualche modo deve connettere tra di loro. Anche in questo caso non siamo in grado di avere infiniti Open Loops, dobbiamo provvedere al più presto a risolverli per evitare di non avere più lo “spazio” per pensare ad altro.

Conseguenze

Oramai il lavoro è Smart, lavoriamo a qualsiasi ora di qualsiasi giorno, non riusciamo più a staccare la spina.
Abbiamo migliaia di strumenti asincroni ai quali però rispondiamo in modo sincrono, mandiamo una mail aspettando che ci venga restituita subito la risposta, apriamo una chat e guardiamo il telefono aspettando che appaia la scritta “… sta digitando…” dopodiché, attendiamo con ancora più foga di leggere la risposta.

E’ diventato un problema enorme, si parla di prendere più consapevolezza degli strumenti che abbiamo, SmartPhone in primis, di Social Detox o più in generale di Digital Detox.
Dentro il vostro fantomatico ufficio oltre alla scrivania e all’armadio troviamo certamente anche uno smartphone che è connesso in modo costante al mondo là fuori, avete la dipendenza di dover leggere o guardare la notifica che arriva, di toccare lo schermo anche se non è arrivato nulla, di sbloccarlo solo per essere sicuri che la sia connesso e che ci sia campo o una WiFi. Questi sono continui cambi di contesto.

Soluzioni?

Esistono diverse tecniche per, almeno tentare, di organizzare il nostro tempo e focalizzare al meglio le nostre energie. Più cose lasciamo aperte più tempo ci metteremo a chiuderle. La produttività in questo momento è un argomento molto in voga proprio perché sono necessarie delle modifiche al nostro modo di lavorare e ai nostri comportamenti.
Ci siamo fatti prendere la mano, abbiamo strumenti, abbiamo informazioni e abbiamo studi che dimostrano come è possibile cambiare in meglio per essere più produttivi facendo affaticare meno il nostro cervello.

E’ un argomento che mi appassiona molto, ne riparleremo certamente. Io stesso sto cercando di cambiare e vi assicuro che non è facile se tutto attorno a voi non cambia.

Tips

Se dovere mandare una mail ai colleghi, non mandatela alle dieci di sera anche se quello è il vostro momento di Focus, scrivetela e schedulatela in modo che arrivi nell’orario di lavoro a loro più produttivo.

Buona produttività.